공유 환경에서의 엑셀 동시 작성

안녕하세요. 뜨란입니다.

 

이번 포스팅의 주제는 엑셀 파일의 동시 작성 (공동 작성) 기능으로써 엑셀을 다루는 직장인이라면 한 번쯤은 생각해보고 검색해봤을 법한 기능입니다. 

 

시중에 여러가지 형태의 협업 툴이 나와있지만 통상적인 사무 환경에서는 좀처럼 사용하지 않지요.

대체로 엑셀 파일을 NAS 서버나 공유 PC에 위치시킨 후 다자가 사용할 수 있도록 하는 선에서 그치는 경우가 대부분이라고 생각합니다.

 

누군가가 먼저 사용 중이면 읽기 전용으로 보는 방식이나 파일을 복사해와서 열어보는 방식으로 말입니다.

 

그리고 위와 같은 방식으로 사용하면서 생각해보게 되지요. 이걸 동시에 작성하게 할 수 있을까? 

 

저도 같은 생각으로 검색을 해봤고, 제한적인 조건이 있지만 여러 사람이 동시에 작성하는 것이 가능하다는 것을 알게 되었습니다. 심지어 이 기능은 엑셀 2007버전에서도 지원하고 있는 것으로 보입니다.

 

그럼 서론은 이쯤하고 본문으로 넘어가겠습니다.

 

 

 

* * *   * * *

 

 

 

 

 

 공유 문서 만들기

 

공동 작업을 위한 공유 문서 만들기는 다음과 같이 진행하시면 됩니다.

 

검토 → 통합 문서 공유 → □여러 사용자가 동시에 변경할 수 있으며 통합 문서 병합도 가능 체크

 

정상적으로 공유가 완료되면 파일명 옆에 [공유]라는 수식어가 추가됩니다.

[통합 문서 공유 완료 상태]

 

 

 

 

 

 사용 테스트

 

공유 상태가 된 파일을 NAS 서버 환경에 위치시킨 후 동시 사용을 시도해보았습니다.

     

 

 

1) 동시 사용 결과 알림

 

공유 문서의 반영 방식은 실시간 형식이 아닙니다. 서로 다른 사용자가 반드시 저장을 해야만 변경 여부를 알려줍니다.

아래 캡처 화면에서처럼 타인이 무언가 변경 후 본인이 다시 저장을 하게되면 변경 여부를 메모 형태로 알려주게 됩니다. 해당 알림은 다시 저장을 하게 되면 자동으로 사라집니다.

 

[타 사용자의 변경 알림]

 

만약 동일한 위치에서 작업이 이루어졌다면 다음과 같이 충돌이 발생하였음을 팝업창으로 알려줍니다.

동일 위치에서의 작업 중 어느 것을 반영할 것인지 선택할 수 있습니다. 

 

[작업 충돌 알림]

 

간단하게 테스트 해본 결과, 구글 드라이브나 깃허브와 같이 버전별로 저장하는 형태가 아닌 최종 저장 형태로만 남는 형태의 공유임을 알 수 있습니다. 

 

타인이 본인과 동일 위치에서 작업 후 본인의 자료를 날려버리면 그대로 날아가버립니다. 공유 문서의 가장 큰 Risk는 그대로 가지고 있다고 볼 수 있겠네요.

 

위의 캡처화면처럼 작업 영역을 분할하는 방식으로 충돌을 최소화하는 형태라면 효율적으로 사용할 수 있을 것 같습니다.

 

 

 

2) 공유 상태에서 차단되는 기능

 

몇 번 더 테스트를 하다보니 몇 가지 기능이 차단되는 것을 확인하였습니다. 특히 셀 병합 기능은 엑셀에서 사용 빈도가 무척 높은데요. 공유 문서로 전환하면 캡처화면에서처럼 아예 블럭이 되버립니다. 셀 서식에서 또는 리본 메뉴상에서 모조리 사용할 수 없게 변합니다.

 

[셀 병합 미지원]

 

차단되는게 맞는지 구글링을 해보니 셀 병합, 개발자도구의 양식 컨트롤, 색 필터 등이 제한된다고 합니다. 

 

앞서 언급한대로 버전관리 개념이 아닌 단일 버전 형태로 남는 문서이다보니 기술적인 문제들이 있었을 것이라 예상됩니다.

 

 

 

3) 공유 해제 테스트

 

제한이 된다면 공유 전에 미리 지정해두면 어떨까 싶어 이번에는 공유를 해제해보았습니다.

조금은 살벌한 팝업 경고문구가 출력됩니다.

 

"이 작업을 실행하면 통합 문서의 공유 상태가 해제되고 변경 내용이 영구히 삭제됩니다. 또한 통합 문서를 다시 공유 상태로 지정해도 다른 사용자들이 각자 변경 내용을 저장할 수 없게 됩니다. "

 

[공유 해제시 팝업 내용]

위 문구가 공유를 해제했다가 재공유하면 공유 기능이 차단되는 것인지,

아니면 현재 문서를 사용 중인 다른 사용자들이 저장할 수 없다는 내용인지 헷갈립니다. 

 

결국 공유 해제 - 셀 병합 - 재공유를 한 뒤 앞서와 같이 작성 테스트를 해봤습니다.

 

캡처화면을 보면 정상적으로 공유 문서에 작성이 가능한 것을 알 수 있습니다. 경고 문구에서 표기되었던 문구는 해당 시점에 타인이 작성 중이라면 저장되지 않는다는 표현이었다고 볼 수 있습니다.

즉, 아무도 사용하지 않을 때 공유 해제 후 셀 병합을 사용한 후 다시 공유를 하면 문제없이 사용이 가능합니다.

(하지만 이 방법이 제한되는 모든 기능에 대해 적용 가능한 것은 아닙니다.)

 

덧붙여 설명드리자면 공유 상태의 문서는 파일이 열려있는 상태에서 이동 및 삭제가 가능합니다. 본인 또는 타인이 사용 중에 원본 파일을 지워버려도 해당 사용자는 저장을 시도하기 전까지 지워졌는지 알 수가 없습니다. 이는 사용시 주의해야할 요소겠지요.

 

 

 

 

 

 정리

 

엑셀 공유 문서는 이미 오래전부터 있던 기능이라 아는 분들도 많으시겠지만 저처럼 몰랐던 분들을 위해 포스팅으로 다뤄봤습니다.

 

 

몇가지 특징들을 요약하자면 다음과 같습니다.

 

  1) 중복 영역 작업시 충돌 문제가 있어 사용시 주의 요함

  2) 셀 병합을 포함한 몇 가지 기능이 차단됨

  3) 공유 상태에서는 파일이 열려 있어도 삭제 및 이동이 가능함

 

협업툴보다는 부족하지만 엑셀 자체에서 공동 작업 기능을 지원한다는 점에서 충분히 이점이 있습니다.

 

실적이나 회계 업무 등의 주요한 문서에 사용하기에는 부적절합니다만 적절한 사용처를 정했다면 상기 특징들을 염두에 둔 후 사용하면 좋을 듯 합니다.